Internet es, sin duda, la revolución del siglo XXI: ya nadie piensa en un ordenador sin acceso a Internet, los niños vienen con una dirección IP debajo del brazo y nuestros mayores reciben clases para poder estar en contacto con sus familiares a través del Messenger. Sin duda, el sector empresarial es el más “afectado” por las nuevas tecnologías y ya no se concibe la comunicación sin estar conectado a la red, pero ¿sabemos utilizar eficazmente las herramientas que nos ofrece?
Internet es un medio joven, pero con un crecimiento muy rápido; enseguida surgió la necesidad de poner un poco de orden en el “cajón desastre” y un ingeniero de Intel Corporation fue el encargado. Escribió el primer documento de etiqueta en la red, y acunó el término de Netetiqueta. Este documento nos viene a dar unas reglas básicas de gestión eficaz de Internet como medio de información y de comunicación, incluyendo, por supuesto la herramienta por excelencia: el E-mail.
A lo largo del día en una empresa se escriben muchos e-mails dirigidos a diferentes tipos de personas (superiores, compañeros, proveedores, etc.) y no hay una plantilla para todos. Cada correo que se manda hay que escribirlo con plena conciencia de a quién se dirige, Tenemos la falsa sensación de que el correo electrónico es algo informal y que no hay que cuidar ni la forma ni el contenido, y con la importancia que ha adquirido esta herramienta, esa forma de pensar se ha quedado obsoleta
A continuación vamos a ver unas pequeñas recomendaciones, pero que suponen una gran diferencia al utilizarlas.
- En primer lugar hay que dejar todos y cada uno de los aspectos más importantes lo suficientemente claros para que no puedan llevar a error: el destinatario, el remitente, el asunto y, si lleva archivos adjuntos, ponerles un nombre lo más explicativo posible. La razón de todo esto es muy sencilla: en una empresa, como ya hemos visto antes, se reciben a diario muchos e-mails y si no sabemos bien todos esos datos (a quién se dirige, de quién es o sobre qué trata) lo más seguro es que no se lea con atención, o no se transmita lo que se desea, o simplemente acabe en elementos eliminados. Además si hay que buscar ese e-mail posteriormente, un asunto que sea lo suficientemente descriptivo facilita mucho la tarea.
- Por otra parte, normalmente en una empresa se suelen responder a los correos electrónicos en varias ocasiones y se suelen enviar a diferentes personas a la vez. Esto hace que los e-mails se hagan interminables, ya que incluyen todas las direcciones y todas las respuestas, y puede que nuestro destinatario se pierda al intentar leerlo. Para solucionarlo solamente tenemos que borrar todos los e-mails anteriores y dejar solamente el último y usar los campos CC y CCO para escribir las direcciones de e-mail. Además de hacer los correos más cortos y legibles, evitaremos que anden pululando las direcciones de otras personas que pueden ser utilizadas para otros asuntos que no son para nada interesantes, como por ejemplo, para envío de spam
- En cuanto al lenguaje que se utiliza, hay que ser muy cuidadoso. En los últimos años se ha extendido mucho la economía lingüística y esta práctica ha llegado hasta los e-mails. Se suele asociar los correos electrónicos a los mensajes en el móvil y no a las cartas tradicionales. Pero en el ámbito empresarial, para que nos tomen en serio, es necesario escribir con todas las letras y gramaticalmente correcto.
- Por último, para que la herramienta nos permita la mayor velocidad posible, no es aconsejable mandar e-mails con archivos adjuntos de gran tamaño. Hacen que sea muy lenta la descarga y es una pérdida de tiempo. Los archivos en formato PDF pesan menos y evitamos que lo alteren.
Ahora ya tenemos la base para hacer de Internet una herramienta muy eficaz en nuestro día a día en una empresa. Tenemos que tener en cuenta que para una corporación el tiempo es oro y no podemos perderlo para hacer algo tan básico como es comunicarnos.
Internet es un medio joven, pero con un crecimiento muy rápido; enseguida surgió la necesidad de poner un poco de orden en el “cajón desastre” y un ingeniero de Intel Corporation fue el encargado. Escribió el primer documento de etiqueta en la red, y acunó el término de Netetiqueta. Este documento nos viene a dar unas reglas básicas de gestión eficaz de Internet como medio de información y de comunicación, incluyendo, por supuesto la herramienta por excelencia: el E-mail.
A lo largo del día en una empresa se escriben muchos e-mails dirigidos a diferentes tipos de personas (superiores, compañeros, proveedores, etc.) y no hay una plantilla para todos. Cada correo que se manda hay que escribirlo con plena conciencia de a quién se dirige, Tenemos la falsa sensación de que el correo electrónico es algo informal y que no hay que cuidar ni la forma ni el contenido, y con la importancia que ha adquirido esta herramienta, esa forma de pensar se ha quedado obsoleta
A continuación vamos a ver unas pequeñas recomendaciones, pero que suponen una gran diferencia al utilizarlas.
- En primer lugar hay que dejar todos y cada uno de los aspectos más importantes lo suficientemente claros para que no puedan llevar a error: el destinatario, el remitente, el asunto y, si lleva archivos adjuntos, ponerles un nombre lo más explicativo posible. La razón de todo esto es muy sencilla: en una empresa, como ya hemos visto antes, se reciben a diario muchos e-mails y si no sabemos bien todos esos datos (a quién se dirige, de quién es o sobre qué trata) lo más seguro es que no se lea con atención, o no se transmita lo que se desea, o simplemente acabe en elementos eliminados. Además si hay que buscar ese e-mail posteriormente, un asunto que sea lo suficientemente descriptivo facilita mucho la tarea.
- Por otra parte, normalmente en una empresa se suelen responder a los correos electrónicos en varias ocasiones y se suelen enviar a diferentes personas a la vez. Esto hace que los e-mails se hagan interminables, ya que incluyen todas las direcciones y todas las respuestas, y puede que nuestro destinatario se pierda al intentar leerlo. Para solucionarlo solamente tenemos que borrar todos los e-mails anteriores y dejar solamente el último y usar los campos CC y CCO para escribir las direcciones de e-mail. Además de hacer los correos más cortos y legibles, evitaremos que anden pululando las direcciones de otras personas que pueden ser utilizadas para otros asuntos que no son para nada interesantes, como por ejemplo, para envío de spam
- En cuanto al lenguaje que se utiliza, hay que ser muy cuidadoso. En los últimos años se ha extendido mucho la economía lingüística y esta práctica ha llegado hasta los e-mails. Se suele asociar los correos electrónicos a los mensajes en el móvil y no a las cartas tradicionales. Pero en el ámbito empresarial, para que nos tomen en serio, es necesario escribir con todas las letras y gramaticalmente correcto.
- Por último, para que la herramienta nos permita la mayor velocidad posible, no es aconsejable mandar e-mails con archivos adjuntos de gran tamaño. Hacen que sea muy lenta la descarga y es una pérdida de tiempo. Los archivos en formato PDF pesan menos y evitamos que lo alteren.
Ahora ya tenemos la base para hacer de Internet una herramienta muy eficaz en nuestro día a día en una empresa. Tenemos que tener en cuenta que para una corporación el tiempo es oro y no podemos perderlo para hacer algo tan básico como es comunicarnos.
Por Carmen Gutiérrez.-
Muchas gracias!! En mi trabajo estoy constantemente enviando e-mails a mis alumnos del curso photoshop cs6. Siempre es importante poner un asunto lo más explicativo posible.
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